Me kirjastossa haluamme turvata sinun tietosi. Yksityisyytesi on sinulle ja meille tärkeätä. Haluamme kertoa sinulle tietoihisi liittyvästä tietojen käsittelystä, jotta tietojesi käsittely olisi läpinäkyvää. Käsittelemme tietoja vain käsittelyperusteen mukaisiin toimintoihin. Toimielin, joka viime kädessä vastaa kirjaston rekisterinpidon lainmukaisuudesta, on Hyvinkään kaupungin kulttuuri- ja hyvinvointilautakunta.
Keräämme sinusta tyypillisimmin seuraavat tiedot:
Asiakastiedot kirjastojärjestelmässä
Henkilötunnus, sukunimi, etunimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli (suomi, ruotsi, englanti), kirjastokortin numero
Kirjaston tapahtumat
Osaan kirjaston tapahtumista on ennakkoilmoittautuminen, jolloin ilmoittautujista kerätään sukunimi, etunimi ja puhelinnumero.
Tilavaraukset ja uutiskirje
Kirjaston tiloja varatessa keräämme tilasta riippuen erilaisia tietoja varaajasta. Maksullista ryhmätilaa varatessa myös laskutustiedot. Uutiskirjeen tilanneilta tallentuu postitusjärjestelmään sähköpostiosoite.
Miksi keräämme
Keräämme tietoja sinulta, jotta voit lainata ja varata kirjaston aineistoa.
Kirjaston tapahtumiin kerätään tiedot osallistujilta, jotta voimme ilmoittaa, mikäli tulee muutoksia. Joihinkin tapahtumista osallistuminen toteutuu ilmoittautumisjärjestyksessä.
Tiloja varatessa henkilötietoja tarvitaan varauksen kohdistamiseen oikealle henkilölle. Uutiskirjettä varten tarvitaan sähköpostiosoite, johon sähköinen kirje lähetetään.
Henkilötietojenkäsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kirjaston tapahtumien sekä varausten ja uutiskirjeen yhteydessä käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella (6 artiklan 1a kohta).
Missä tietoja käsitellään
Kirjastojärjestelmässä olevia tietoja käsitellään Ratamo-kirjastoihin kuuluvien kuntien kirjastoissa: Hyvinkää, Hausjärvi, Loppi, Nurmijärvi ja Riihimäki. Muita tietoja käsitellään vain Hyvinkään kaupunginkirjastossa.
Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työkuvan mukainen oikeus käsitellä tietoja. Emme käytä tietoja mihinkään muihin tarkoituksiin kuten markkinointiin, ellei siihen ole saatu erillistä suostumusta.
Myöhästymismuistutusten tulostuksen ja postituksen hoitaa kirjastojärjestelmästä toimitettujen tietojen perusteella CGI Oy.
Kuntaprossa kerätään tiedot kaupungin tilille kirjaston asiakkaiden maksamista laskuista ja välitetään tieto kirjastolle.
Laskutetun aineiston perintää hoitaa Hyvinkään kaupungilla Sarastia Kuntaperintä Oy.
Asiakasta koskevat tiedot poistetaan kirjastojärjestelmästä, jos asiakas haluaa poistaa tietonsa. Tietoja säilytetään kuitenkin, kunnes niihin liittyvä lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja päättyy. Tietojen säilytysajat määräytyvät arkistointisuunnitelman mukaisesti.
Tarkat tiedot lainaamiseen liittyvästä käsittelystä löydät kirjaston rekisterikohtaisesta tietosuojaselosteesta: https://www.hyvinkaa.fi/globalassets/kulttuuri-ja-vapaa-aika/kirjasto/pdf-tiedostot/tietosuojaseloste_hyvinkaa_aurora.pdf
Paperisten lomakkeiden käsittely
Lomakkeille täyttämiäsi tietoja säilytämme kirjastossa siihen asti, kun käsittely on päättynyt.
Ilmoittautumislomakkeet
Aikuisten ilmoittautumislomakkeet laitetaan silppuriin, kun tiedot on viety kirjastojärjestelmään. Lasten ilmoittautumislomakkeet säilytetään työtilassa lukitussa kaapissa, kunnes lapsi täyttää 15 vuotta.
Kaukopalvelu
Lomakkeeseen kerätään tiedot asiakkaasta ja aineistosta, jonka asiakas haluaa kaukolainata. Tietoja säilytetään niin kauan kuin asia on kesken. Lomakkeen tietoja käsitellään vain Hyvinkään kaupunginkirjastossa.
Hankintatoive / varaus
Tällä lomakkeella voit kertoa hankintatoiveesi tai varauksesi. Lomakkeen tietoja käsitellään ainoastaan Hyvinkään kaupunginkirjastossa.
Luku- ja musaneuvonta
Halutessasi luku- tai musaneuvontaa keräämme sinusta tietoja tällä lomakkeella, jotta meidän asiantuntijamme voivat suositella sinulle sopivaa lukemista tai musiikkia. Lomakkeen tietoja käsitellään ainoastaan Hyvinkään kaupungin kirjastossa.
Tietokonevarausjärjestelmä eBooking
Kirjastossa on käytettävissä internet-koneita, joihin kirjaudutaan eBooking-järjestelmän kautta. Asiakkaan halutessa niihin käyttöoikeuden tallennetaan hänestä järjestelmään käyttäjätunnus, joka on muotoa etunimi ja sukunimi, kirjastokortin numero, syntymäaika sekä käyttökieli (suomi, ruotsi, englanti). Asiakas voi itse tai henkilökunnan välityksellä muuttaa tietojaan.
Lisää tietoa on rekisterin tietosuojaselosteessa: https://www.hyvinkaa.fi/globalassets/kulttuuri-ja-vapaa-aika/kirjasto/pdf-tiedostot/tietosuojaseloste_ebooking.pdf
Ajanvarausjärjestelmä Bookings
Joidenkin tilojen tai tapahtumien varaamiseen käytetään Microsoftin Bookings-sovellusta. Varauksen yhteydessä syötetään verkkolomakkeella tiedot ja ne tallentuvat sovellukseen. Pyydettäviä henkilötietoja ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kirjastokortin numero.
Lisää tietoa on rekisterin tietosuojaselosteessa: https://www.hyvinkaa.fi/globalassets/kulttuuri-ja-vapaa-aika/kirjasto/pdf-tiedostot/tietosuojaseloste_Bookings.pdf
Kotipalvelu
Kotipalveluasiakkaiden lainoista kerätään lainahistoria. Asiakkailta pyydetään tähän suostumus. Myös asiakkaan lainatoiveista kerätään tietoja. Kotipalveluasiakkaiden tietoja näkevät vain kotipalvelua hoitavat henkilöt.
Tietojen sähköinen keruu
Sähköisellä lomakkeella voi tehdä pyynnön:
kaukopalvelusta
hankintatoiveista
luku- ja musaneuvonnasta
Sähköisesti saadut tiedot voidaan tulostaa käsittelyä varten. Kun asia on käsitelty, paperit tuhotaan.
Lisää Hyvinkään tietosuojakäytännöistä ja rekisteröidyn oikeuksista: https://www.hyvinkaa.fi/muut-sivut/tietosuoja/
Keskeinen lainsäädäntö:
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
- Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)