Kirjaston tietosuojakäytännöt

Me kirjastossa haluamme turvata sinun tietosi. Yksityisyytesi on sinulle ja meille tärkeätä. Haluamme kertoa sinulle tietoihisi liittyvästä tietojen käsittelystä, jotta tietojesi käsittely olisi läpinäkyvää. Käsittelemme tietoja vain käsittelyperusteen mukaisiin toimintoihin. Toimielin, joka viime kädessä vastaa kirjaston rekisterinpidon lainmukaisuudesta, on Hyvinkään kaupungin kulttuuri- ja hyvinvointilautakunta.

Keräämme sinusta tyypillisimmin seuraavat tiedot:

Asiakastiedot kirjastojärjestelmässä

Henkilötunnus, sukunimi, etunimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiointikieli (suomi, ruotsi, englanti), kirjastokortin numero

Kirjaston tapahtumat

Osaan kirjaston tapahtumista on ennakkoilmoittautuminen, jolloin ilmoittautujista kerätään sukunimi, etunimi ja puhelinnumero.

Miksi keräämme

Keräämme tietoja sinulta, jotta voit lainata ja varata kirjaston aineistoa.
Kirjaston tapahtumiin kerätään tiedot osallistujilta, jotta voimme ilmoittaa, mikäli tulee muutoksia. Joihinkin tapahtumista osallistuminen toteutuu ilmoittautumisjärjestyksessä.
Henkilötietojenkäsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c kohta, käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Kirjaston tapahtumien yhteydessä käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella (6 artiklan 1a kohta).

Missä tietoja käsitellään

Kirjastojärjestelmässä olevia tietoja käsitellään Ratamo-kirjastoihin kuuluvien kuntien kirjastoissa: Hyvinkää, Hausjärvi, Nurmijärvi, ja Riihimäki. Muita tietoja käsitellään vain Hyvinkään kaupunginkirjastossa.

Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työkuvan mukainen oikeus käsitellä tietoja. Emme käytä tietoja mihinkään muihin tarkoituksiin kuten markkinointiin, ellei siihen ole saatu erillistä suostumusta.

Myöhästymismuistutusten tulostuksen ja postituksen hoitaa kirjastojärjestelmästä toimitettujen tietojen perusteella CGI OY.

Kuntaprossa kerätään tiedot kaupungin tilille kirjaston asiakkaiden maksamista laskuista ja välitetään tieto kirjastolle.

Laskutetun aineiston perintää hoitaa Hyvinkään kaupungilla Svea Ekonomi OY.

Asiakasta koskevat tiedot poistetaan kirjastojärjestelmästä, jos asiakas haluaa poistaa tietonsa. Tietoja säilytetään kuitenkin, kunnes niihin liittyvä lakisääteinen velvoite säilyttää tietoja päättyy. Tietojen säilytysajat määräytyvät arkistointisuunnitelman mukaisesti. 

Tarkat tiedot lainaamiseen liittyvästä käsittelystä löydät kirjaston rekisterikohtaisesta tietosuojaselosteesta: https://www.hyvinkaa.fi/globalassets/kulttuuri-ja-vapaa-aika/kirjasto/pdf-tiedostot/tietosuojaseloste-ratamo-aurora.pdf

Paperisten lomakkeiden käsittely

Lomakkeille täyttämiäsi tietoja säilytämme kirjastossa siihen asti, kun käsittely on päättynyt.

Ilmoittautumislomakkeet

Aikuisten ilmoittautumislomakkeet laitetaan silppuriin, kun tiedot on viety kirjastojärjestelmään. Lasten ilmoittautumislomakkeet säilytetään työtilassa lukitussa kaapissa, kunnes lapsi täyttää 15 vuotta. 

Kaukopalvelu

Lomakkeeseen kerätään tiedot asiakkaasta ja aineistosta, jonka asiakas haluaa kaukolainata. Tietoja säilytetään niin kauan kuin asia on kesken. Lomakkeen tietoja käsitellään vain Hyvinkään kaupunginkirjastossa

Hankintatoive / varaus

Tällä lomakkeella voit kertoa hankintatoiveesi tai varauksesi. Lomakkeen tietoja käsitellään ainoastaan Hyvinkään kaupunginkirjastossa.

Luku- ja musaneuvonta

Halutessasi luku- tai musaneuvontaa keräämme sinusta tietoja tällä lomakkeella, jotta meidän asiantuntijamme voivat suositella sinulle sopivaa lukemista tai musiikkia. Lomakkeen tietoja käsitellään ainoastaan Hyvinkään kaupungin kirjastossa

Tietokonevarausjärjestelmä eBooking

Kirjastossa on käytettävissä internet-koneita, joihin kirjaudutaan eBooking-järjestelmän kautta. Asiakkaan halutessa niihin käyttöoikeuden tallennetaan hänestä järjestelmään käyttäjätunnus, joka on muotoa etunimi ja sukunimi, kirjastokortin numero, syntymäaika sekä käyttökieli (suomi, ruotsi, englanti). Asiakas voi itse tai henkilökunnan välityksellä muuttaa tietojaan.

Lisää tietoa on rekisterin tietosuojaselosteessa: https://www.hyvinkaa.fi/globalassets/kulttuuri-ja-vapaa-aika/kirjasto/pdf-tiedostot/tietosuojaseloste-ebooking.pdf

Kotipalvelu

Kotipalveluasiakkaiden lainoista kerätään lainahistoria. Asiakkailta pyydetään tähän suostumus. Myös asiakkaan lainatoiveista kerätään tietoja. Kotipalveluasiakkaiden tietoja näkevät vain kotipalvelua hoitavat henkilöt.

Tietojen sähköinen keruu

Sähköisellä lomakkeella voi tehdä pyynnön:
 kaukopalvelusta
 hankintatoiveista
 luku- ja musaneuvonnasta

Sähköisesti saadut tiedot voidaan tulostaa käsittelyä varten. Kun asia on käsitelty, paperit tuhotaan.

Lisää Hyvinkään tietosuojakäytännöistä ja rekisteröidyn oikeuksista: https://www.hyvinkaa.fi/muut-sivut/tietosuoja/


Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Laki yleisistä kirjastoista (1492/2016)
  • Henkilötietolaki (523/1999)

 

 

Päivitetty 15.10.2018 Tulosta

   
    Linkki kaupungin etusivulle

 

 

 In English 

  

Lähetä e-kortti

 

Työntekijöille: 
webmail
Opettajat:
- outlook.com/edu.hyvinkaa.fi 

OTA YHTEYTTÄ

PL 86 / Kankurinkatu 4-6
05801 Hyvinkää
p. 019 459 11*
hyvinkaa@hyvinkaa.fi

Kartta Villatehtaan alueesta

Kaupungin sähköpostiosoitteet:
etunimi.sukunimi@hyvinkaa.fi

 

PALAUTE

Lähetä palautetta

Puhelinvaihde 019 459 11*

VERKKOLASKUT & OSOITE

Verkkolaskutunnus  ja osoite:

verkkolaskuosoite OVT003701258660

operaattori CGI 003703575029

Kaupungin Y-tunnus: 0125866-0

 

PAPERILASKUJEN TOIMITUKSET:
  

Hyvinkään kaupunki
Ostolaskujen käsittely
PL 1
05801 HYVINKÄÄ