Henkilötietojen käsittely varhaiskasvatuspalveluissa

Tietosuojakäytännöt Hyvinkään kaupungin varhaiskasvatuspalveluissa

Varhaiskasvatuksessa haluamme turvata sinun tietosi. Yksityisyytesi on sinulle ja meille tärkeätä. Haluamme kertoa sinulle henkilötietojesi liittyvästä tietojen käsittelystä, jotta tietosi käsittely on läpinäkyvää.

Varhaiskasvatuksella tarkoitetaan lapsen suunnitelmallista ja tavoitteellista kasvatuksen, opetuksen ja hoidon muodostamaa kokonaisuutta, jota toteutetaan päiväkodissa, perhepäiväkodissa, perhepäivähoidossa tai muuna varhaiskasvatuksena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varhaiskasvatuksen sekä esiopetuksen hakemusten käsittely, paikan myöntäminen ja asiakasmaksun määrääminen, lapsiluetteloiden pitäminen ja toiminnan mahdollistaminen toimintayksiköittäin sekä tilastointi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat mm.: 

-          EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla, kohta 1 c(2016/679)

-          Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

-          Lastensuojelulaki (417/2007)

-          Perusopetuslaki (238/1998)

-          Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (115/2017)

Rekisterinpitäjänä toimii Hyvinkään kaupunki, opetuslautakunta. Tietoja saamme ensisijaisesti lasten huoltajilta, Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä sekä yksityisiltä palveluntuottajilta (yksityiset päiväkodit). Keräämme lapsesta ja perheestä mm. seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, huoltajien työpaikan yhteystiedot, tiedot lapsen terveydentilasta ja tiedot perheen tuloista. Varhaiskasvatuksen asiakassihteereillä on mahdollisuus tarkistaa huoltajien tulotiedot tulorekisteristä. Tulorekisteristä tarkistetaan tietoja toistaiseksi vain erityisestä syystä tai sitä käytetään satunnaisesti tietojen tarkistukseen. Varhaiskasvatuspalveluista siirrämme henkilötietoja vain lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (esim. varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda, Koski, Kela, ostopalveluna esiopetusta tarjoavat yksityiset päiväkodit). Yhteistyökumppaneille (esim. neuvola, sosiaali- ja terveyspalvelu, perusopetus) luovutamme tietoa vanhempien luvalla.

Henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. Tietoihin voi liittyä useita eri säilytysaikoja. Varhaiskasvatushakemus säilytetään 6 vuotta hoidon päättymisestä ja muut lasten varhaiskasvatukseen liittyvät asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta hoidon päätymisestä. (8., 18. ja 28 päivinä syntyneiden lasten asiakirjat säilytetään ikuisesti). Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma säilytetään pysyvästi. Esiopetukseen liittyvät asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta. Lisätietoja säilytysajoista saa päivähoitoyksiköistä tai varhaiskasvatuspalveluiden hallinnosta. Tietoja käsitellään ja säilytetään sähköisessä asiakastietojärjestelmässä (Effica, Muksunetti, Läsnä) sekä paperisina asiakirjoina. Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. Manuaalisesti kerättyä tietoa käsitellään ja säilytetään yksiköissä tai varhaiskasvatuspalveluiden toimistoissa niin, että pääsy tietoihin ulkopuolisilta on estetty. Henkilöstö on vaitiolovelvollinen.

Lisätietoa Vardaan ja Koskeen siirrettävistä tiedoista:

Lisätietoa Hyvinkään kaupungin tietosuojakäytännöistä ja rekisteröidyn oikeuksista löydät täältä: https://www.hyvinkaa.fi/muut-sivut/tietosuoja/

Päivitetty 27.12.2019 Tulosta