Tiedonhallinnan asiantuntijan työ on yksi esimerkki kaupungin näkymättömistä työtehtävistä. Työtä tehdään tiedon parissa, joka ei ole käsin kosketeltavaa, ja osalla tehdyillä valinnoilla on vaikutusta vasta vuosikymmenten päästä. Tavoitteena on helpottaa muiden töiden tekemistä, kun he etsivät, ja toivottavasti myös löytävät, tarvitsemiaan tietoja mahdollisimman helposti. Töiden taustalla järjestelmät hoitavat, että tiedot myös pysyvät tallessa.
Kun asiakirja tallennetaan asianhallintajärjestelmään se saa tiedonohjaussuunnitelmasta oletustietoja kuten säilytysajan, käyttöoikeuksia jne. Kanslian tiimin kanssa on juuri tarkastettu tiedonohjaussuunnitelmassa olevia asiakirjojen säilytysaikoja ja niiden säilytysperusteita uusimpien määräysten ja suositusten pohjalta. Kaikkiaan määriteltyjä asiakirjatyyppejä on yli 10 000. Siinä riittää tarkistettavaa ja muutettavaa, mutta onneksi on muutamia keinoja millä etsiä eroavaisuuksia, ettei jokaista tarvitse käydä yksitellen tarkistamassa. Asioille tallennetaan myös paljon taustatietoa, joita metatiedoiksi kutsutaan, esimerkiksi käsittelyvaiheita, joista voi tarkistaa esimerkiksi, milloin jokin päätös on lähetetty tiedoksi ja kenelle tai milloin se on julkaistu. Riippuen asiasta, niin joskus sitten laskeskellaan tarkkaankin, milloin valitusaika on ummessa, että päätettyjä asioita päästään viemään eteenpäin.
Sähköistä tietoa on kertynyt jo useamman vuosikymmenen ajan, mutta vanhojen tiedostojen avaaminen alkaa olla jo vaikeaa nykyisillä ohjelmilla. Eikä tänä päivänä tarvittavia kaikkia taustatietoja ole aikanaan voitu tallentaa. Alkuvuodesta toivottavasti päästään aloittamaan joidenkin vanhojen sähköisten tietojen siirtäminen talteen uudempaan järjestelmään. Tämä turvaa niiden käytettävyyttä ja parantaa tietojen hakemista.
Kunnallisessa työssä täytyy jatkuvasti seurata lakien ja säädösten muuttumista. Tiedonhallinnan alalla on nyt tarkkaan luettu eduskunnan käsittelyssä olevaa uutta arkistointilakia, joka päivittää vanhaa paperiaikaan painottuvaa sääntelyä ja tuo vaatimuksia säilyttämisen suunnitelmallisuuteen. Kaupungissa on jo syksyn aikana kartoitettu missä järjestelmissä on pitkään ja pysyvästi säilytettäviä tietoja ja siltä pohjalta suunnitellaan kaupungin sähköistä säilytysjärjestelmää. Siellä tiedot olisivat tallessa samalla tavalla kuin paperit keskusarkistossa. Paperiarkistokin odottaisi sähköiseen muotoon muuttamista, joka mahdollistaisi monenlaista tiedon käyttöä.
Tiedonhallinnassa ollaan tekemisissä eri järjestelmien ja niiden välisten rajapintojen kanssa. Koko ajan pitää seurata tekniikan kehittymistä ja kokeilla mitä hyötyä esimerkiksi tekoäly ja robotiikka voisivat tuoda vaikkapa laadunparannuksessa tai joidenkin työvaiheiden automatisoinnissa. Uudet tekniikat vaativat kuitenkin paljon testausta, että voidaan olla varmoja, ettei virheiden korjauksessa aiheuteta uutta korjattavaa.
Työssä saa tehdä paljon yhteistyötä eri toimialojen ihmisten kanssa, koska he tietävät parhaiten mitä tietoja heillä on, mitkä liittyvät toisiinsa ja mitä tarpeita niihin kohdistuu. Joka päivä syntyy lisää sähköistä materiaalia ja tiedonhallinnalla toivottavasti pystytään poistamaan infoähkyä.
Kuvassa: Petri Pakarimäki
>> Aiemmat blogikirjoitukset löydät täältä