Hyvinkään kaupungin varhaiskasvatuksen kesäajan toiminta perustuu huoltajien tekemiin hoitoaikavarauksiin ja ilmoitettuihin loma-aikoihin. Näiden tietojen perusteella suunnitellaan henkilöstön työvuorot ja lomat, päiväkotien käyttö sekä tukipalvelut, kuten ateriapalvelut. Mitä paremmin varaukset vastaavat todellista tarvetta, sitä sujuvammin kesäajan toiminta voidaan järjestää.
Viime kesän kokemukset osoittivat, että varaukset eivät aina pidä. Heinäkuussa 2025 lapsia, jotka jättivät käyttämättä yli 30 h/kk varattua hoitoa, oli 320. Käyttämättä jääneitä tunteja kertyi keskimäärin 82,6 tuntia per lapsi, ja yksittäisissä tapauksissa jopa satoja tunteja.
Kun hoitoa varataan varmuuden vuoksi, joutuu varhaiskasvatuspalvelut suunnittelemaan kesäajan toiminnan näiden varausten mukaan. Tämä tarkoittaa ylimitoitettuja henkilöstö- ja tilaratkaisuja sekä aterioiden valmistamista suuremmalle lapsimäärälle kuin heitä todellisuudessa on paikalla. Se lisää kustannuksia ja synnyttää ruokahävikkiä.
Vaikutukset näkyvät myös henkilöstössä. Kun lasten läsnäolotiedot pitävät paremmin paikkansa ja henkilöstön lomat voidaan ajoittaa lasten loma-aikoihin, henkilöstön vaihtuvuus varsinaisen toimintakauden aikana vähenee ja toiminta on suunnitellumpaa ja vuorovaikutussuhteet pysyvämpiä. Tämä tukee sekä työhyvinvointia että lasten arkea.
Varhaiskasvatuspalvelut selvitti ilmiön taustoja tekemällä kyselyn osalle huoltajista syksyllä 2025. Vastaukset osoittivat, että epätarkkojen varausten syynä on useimmiten arjen ennakoimattomuus: työvuorot, lomat tai perhetilanteet eivät ole vielä tiedossa varaushetkellä tai ne muuttuvat. Huoltajat kokivat kuitenkin ilmoittavansa muutoksista pääosin vastuullisesti, ja ilmoittamatta jättämiset liittyivät useimmiten kiireeseen, unohtamiseen tai epäselviin ohjeisiin.
Vaikka lainsäädäntö mahdollistaa maksun perimisen peruuttamatta jätetystä varhaiskasvatuspaikasta, Hyvinkään varhaiskasvatuspalvelut painottaa ensisijaisesti yhteistyötä huoltajien kanssa. Ajantasaiset varaukset ja ripeä muutoksista ilmoittaminen auttavat mitoittamaan kesäajan toimintaa oikein ja vähentämään turhaa resurssien käyttöä.
Varhaiskasvatuspalvelut panostaa tulevana kesänä aiempaa selkeämpään ja kohdennetumpaan huoltajaviestintään. Tavoitteena on, että kesälle 2026 tehtävät varaukset olisivat mahdollisimman realistisia ja ajantasaisia ja tieto muutoksista saataisiin ajoissa. Tämä auttaa vähentämään turhaa resurssien käyttöä, ruokahävikkiä ja tukee sekä perheiden että henkilöstön sujuvaa kesäarkea.
Huoltajia kannustetaan ilmoittamaan hoidon tarve ja lomaa-ajat määräaikaan mennessä sekä päivittämään tiedot heti, jos suunnitelmat muuttuvat