Portaali
Kokousten esityslistat luottamushenkilöille julkaistaan Portaalissa (https://lhportaali.hyvinkaa.fi). Portaalista löydät myös luottamushenkilöille suunnattuja ohjeita sekä ajankohtaisia asioita. Lisäksi Portaalissa tarkastetaan ja allekirjoitetaan pöytäkirjat. Portaaliin kirjaudut joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Luottamushenkilön perustietojen ilmoittaminen
Luottamushenkilön perustiedot sekä tietojen muutokset ilmoitetaan Silmussa. Samalla lomakkeella kerrot myös, mitä tietoja haluat itsestäsi julkaistavan Hyvinkään verkkosivuilla (katso luottamushenkilöhausta sinusta julkaistut tiedot). Silmuun kirjaudut joko pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
Sidonnaisuusilmoitukset
Tarkastuslautakunta valvoo ilmoitusvelvollisuuden toteuttamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi kerran vuodessa. Sidonnaisuusrekisteri julkaistaan kaupungin yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.
Ilmoitusvelvollisia luottamushenkilöitä ovat
- kaupunginvaltuuston puheenjohtajat,
- kaupunginhallituksen, teknisen lautakunnan sekä ympäristölautakunnan jäsenet ja varajäsenet
- keskusvaalilautakunnan, kulttuuri- ja hyvinvointilautakunnan, opetuslautakunnan sekä tarkastuslautakunnan puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat
Sidonnaisuudet ja niiden muutokset ilmoitetaan Silmussa.
Poissaolo kokouksesta
Valtuutetun, joka ei pääse kaupunginvaltuuston kokoukseen tai on esteellinen käsittelemään esityslistalla olevaa asiaa, on ilmoitettava esteestä tai esteellisyydestä viipymättä valtuuston puheenjohtajalle tai sihteerille sekä kaupungin kirjaamoon (kirjaamo@hyvinkaa.fi).
Kaupunginhallituksen ja muun toimielimen jäsenen on itse kutsuttava varajäsen tilalleen, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen myös yksittäisen asian käsittelyyn.
Myös puheenjohtaja tai toimielimen sihteeri voivat pyydettäessä toimittaa kutsun varajäsenelle.
Kokousmenettelyt
Hallintosäännön luvussa 16 "Valtuuston kokoukset" on määräykset valtuuston kokousten koolle kutsumisesta ja valtuustotyöskentelystä. Lisäksi luvussa 18 on kerrottu valtuutettujen aloite- ja kyselyoikeudesta.
Lisäksi hallintosäännön osassa luvussa 19 "Kokousmenettelyt" on yleiset määräykset kokousten koolle kutsumisesta, kokousten kulusta, muutosehdotusten tekemisestä ym.
Valtuustoryhmästä eroaminen, valtuustoryhmän vaihtaminen
Hallintosäännön mukaan valtuutetun on ilmoitettava kirjallisesti valtuuston puheenjohtajalle valtuustoryhmästä eroamisesta ja valtuustoryhmään liittymisestä. Liittymisilmoituksessa on oltava uuden valtuustoryhmän kirjallinen ilmoitus valtuutetun hyväksymisestä ryhmään. Ilmoitukset on hyvä lähettää tiedoksi myös kaupungin kirjaamoon (kirjaamo@hyvinkaa.fi).
Luottamustoimesta eroaminen
Luottamustoimesta voi erota vain pätevästä syystä. Luottamushenkilön valinnut toimielin päättää eron myöntämisestä sekä nimeää tilalle uuden luottamushenkilön jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Kuntalain 79 §:n mukaan luottamushenkilö pysyy toimessaan siihen saakka, kunnes toimeen on valittu toinen henkilö.
Kirjallinen, vapaamuotoinen eronpyyntö tulee toimittaa kaupungin kirjaamoon (kirjaamo@hyvinkaa.fi).