Hyvinkään kaupunki on julkaissut tapahtumien toimintamallin, joka ohjaa kaupungin tapahtumatoimintaa tulevina vuosina. Toimintamallin ytimessä on ajatus siitä, että tapahtumat eivät ole vain yksittäisiä tilaisuuksia, vaan strategisia välineitä kaupungin kehittämisessä. Näemme tapahtumat kehittyvinä kokonaisuuksina, jotka voivat edetä harrastusyhteisön sisäisestä tilaisuudesta laajaksi yleisötapahtumaksi. Toimintamallin mukaisesti pyrimme tunnistamaan potentiaaliset tapahtumat ja yhteisöt jo varhaisessa vaiheessa, ja tarjoamaan niille tukea, tiloja ja näkyvyyttä.

Tapahtumakehityksen portaat

Tapahtumakehityksen portaat auttavat hahmottamaan, missä vaiheessa kukin tapahtuma on, ja millaista tukea se tarvitsee. Näin voidaan kohdentaa resursseja oikea-aikaisesti ja rakentaa pitkäjänteisiä kumppanuuksia.

• Paikalliset tapahtumat: tuottavat pitovoimaa ja kotiseutuylpeyttä
• Omaleimaisten yhteisöjen tapahtumat: kokoavat yhteen alan harrastajia
• Alueelliset tapahtumat: profiloivat kaupunkia lähialueella ja houkuttelevat matkailijoita
• Päätapahtumat: profiloivat kaupunkia laajemmin ja houkuttelevat matkailijoita kauempaakin

Kaiken kokoiset tapahtumat sopivat Hyvinkäälle ja hyödyttävät kaupunkia eri tavoin. Tapahtumilla on mahdollisuus kasvaa ja kehittyä Hyvinkäällä.

Strategiset kumppanuudet kehittävät tapahtumia sekä kaupungin imagoa

Tapahtumakumppanuusohjelman avulla kaupunki voi solmia pitkäaikaisia ja strategisia kumppanuuksia tapahtumajärjestäjien kanssa. Pitkät, vakaat ja kaupungin strategiaa toteuttavat kumppanuudet profiloivat Hyvinkäätä ja tekevät siitä näkyvän. Kumppanuudet perustuvat selkeisiin kriteereihin ja tavoitteisiin, ja niiden toteutumista seurataan mittareiden avulla. Näin kaupungin tapahtumien tukemiseen liittyviä käytäntöjä samalla selkiytetään ja tehdään näkyviksi.

Kumppanuustapahtumien kautta toteutetaan myös kaupungin markkinointia. Kaupunki tavoittelee tapahtumakumppaneiden tapahtumissa ja kanavissa näkyvyyttä. Hakijan tulee kuvata hakulomakkeessa, millaista näkyvyyttä kaupunki saa tapahtumassa, paikallisesti, valtakunnallisesti tai kansainvälisesti ja miten se toteutetaan. Näkyvyyden laajuus ja laatu huomioidaan kumppanuusvalinnassa.

Kumppanuusohjelman yleiset kriteerit ja yhteistyömuodot

Tapahtumakumppanuuksien avulla tavoitellaan tapahtumia, joilla on positiivisia aluetaloudellisia vaikutuksia, ne edistävät matkailua, tukevat tapahtuma-alan elinkeinotoimintaa, synnyttävät elämyksiä ja tukevat toimijoiden verkostojen laajenemista. 

Tapahtumakumppanuus tarkoittaa kaupungin harkinnanvaraista vastikkeellista yhteistyösopimusta tapahtuman kanssa. Yhteistyöllä on molemmille osapuolille taloudellista arvoa. Kumppanuudesta laaditaan kirjallinen yhteistyösopimus.

Pienemmät paikalliset tai alueelliset tapahtumat voivat hakea kulttuuri- ja hyvinvointipalveluiden kohdeavustusta. 

Tapahtumakumppanuus ei kohdistu kaupungin ulkopuolella järjestettäviin tapahtumiin, eikä yritysten, yhdistysten tai seurojen normaalitoimintaan liittyviin tapahtumiin. Kumppanuudet ovat harkinnanvaraisia. Kumppanuustapahtuman tulee olla Hyvinkään Pelitavan mukainen.

Milloin kumppanuutta haetaan?

Ensimmäinen tapahtumakumppanuushaku on avoinna 15.1.–28.2.2026. Hakuajan päätyttyä kaupunki arvioi saapuneet hakemukset ja tekee päätöksen ensimmäisistä tapahtumakumppaneista. Kumppanuudet arvioidaan kaupungin kulttuuripalveluiden, viestinnän yksikön ja tekniikan ja ympäristön toimialan yhteistyönä. Tarvittaessa kuullaan muita asiantuntijoita, kuten esimerkiksi liikuntapalveluita.

Kumppanuudet voivat olla 1–4 vuoden mittaisia. Kumppanuusajan ensimmäinen vuosi voi olla yhteiskehittämiseen varattua aikaa, jolloin ensimmäinen varsinainen tapahtuma on vuonna 2027. Kumppanuuskauden jälkeen arvioidaan kumppanuuden tuloksia ja päätetään mahdollisesta kumppanuuden jatkosta.

Kuka voi hakea?

Tapahtumakumppanuutta voi hakea yritys, yhdistys, julkisoikeudellinen laitos, osuuskunta, koulutuskuntayhtymä tai säätiö organisaation kotipaikasta riippumatta. Tapahtuman toteutuspaikan tulee olla Hyvinkäällä.

Miten haen tapahtumakumppanuutta?

1. Lue ensin huolellisesti kumppanuuskriteerit ja tutustu Hyvinkään Pelitapaan, jotta tiedät, mitä asioita arvioimme hakulomakkeen tietojen ja mahdollisten liitteiden pohjalta. Tutustu myös Hyvinkään Pelikirjaan ja Hyvinkään tapahtumien toimintamalliin. 

2. Täytä kumppanuusyhteistyön ehdotuslomake. Voit liittää hakemukseesi myös liitteitä myönteisen käsittelyn etenemisen tueksi. Liitteitä voivat olla esimerkiksi tapahtumasuunnitelma ja talousarvio, vastuullisuussuunnitelma, sertifikaatit, markkinointisuunnitelma tai suunnitelmat tapahtuman vaikutusten seuraamiseksi.

3. Lähetä esitys ja sen liitteet sähköpostitse kaupungin kirjaamoon osoitteella kirjaamo@hyvinkaa.fi tai postitse osoitteeseen: Kirjaamo, PL 86 / Kankurinkatu 4–6, 05801 Hyvinkää. Sähköpostiviestin aiheeksi tai kirjekuoren päälle kirjoitetaan: Hyvinkään tapahtumakumppanuushaku.

Lisätietoja hakuun liittyen antaa kulttuuri- ja tapahtumapäällikkö Outi Ruso, outi.ruso@hyvinkaa.fi. Tiedustelut ensisijaisesti sähköpostitse.

Tervetuloa tapahtumakumppaniksi Hyvinkäälle!

Sivun kuvat: Teemu Heikkilä