Yleisötapahtumanjärjestäjänä olet vastuussa siitä, että tapahtuma järjestetään turvallisesti, eikä siitä aiheudu vaaraa ihmisille, ympäristölle tai omaisuudelle. Tarvittavien lupien ja ilmoitusten määrä riippuu järjestämäsi tapahtuman odotetusta osanottajamäärästä ja sen luonteesta, mutta näillä pääset alkuun ja me ohjaamme sinua tarvittaessa eteenpäin ja neuvomme prosessin eri vaiheissa.
Muista, että viranomaislupien lisäksi tarvitset tapahtumapaikan omistajan luvan tapahtumasi järjestämiseen suunnittelemassasi paikassa. Lupia yleisten alueiden, kuten puistojen ja katujen käyttöön antaa kaupungin tekniikan ja ympäristön toimiala. Tapahtumapaikat-sivulta löydät listan yleisimmistä tapahtumapaikoista Hyvinkäällä ja tiedon, kehen voit olla yhteydessä.
Yleisötapahtuman pelastussuunnitelma
(palautettava pelastuslaitokselle viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa)
Tapahtuman turvallisuussuunnittelu perustuu tapahtuman järjestäjän tekemään yleisötapahtuman pelastussuunnitelmaan.
Pelastussuunnitelman laatimisen tarkoituksena on arvioida järjestämäsi tilaisuuden riskit, määrittää niiden perusteella turvallisuusjärjestelyt sekä antaa ohjeet henkilöstölle ja yleisölle onnettomuuksien ehkäisemiseksi sekä mahdollisessa onnettomuus- ja vaaratilanteessa toimimiseksi.
Isoissa tapahtumissa on suositeltavaa olla yhteydessä pelastuslaitokseen jo suunnittelun alkuvaiheessa.
Tapahtumajärjestäjän velvollisuus on huolehtia myös tapahtuman ensiapuvalmiudesta. Ensiapuvalmiussuunnitelma on tarvittaessa liitettävä pelastuslaitokselle toimitettavaan pelastussuunnitelmaan. SPR Hyvinkää tarjoaa ensiapupäivystystä alueen yleisötapahtumissa. Tapahtumien järjestäjät voivat ottaa yhteyttä Hyvinkään osaston päivystysvastaavaan, jonka yhteystiedot löytyvät täältä. Palvelu on maksullinen.
Mallipohjan ja ohjeita pelastussuunnitelman laatimiseen löydät Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen sivuilta.
Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille
(palautettava poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa)
Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista.
Jos tilaisuus vaatii järjestyksenvalvojia, ilmoitetaan tässä yhteydessä järjestyksenvalvojien nimet, henkilötunnukset ja järjestyksenvalvojakorttien numerot poliisille. Poliisilaitos voi myös hyväksyä tilaisuuteen järjestyksenvalvojiksi henkilöitä, joilla ei ole voimassa olevaa järjestyksenvalvojakorttia. Tilapäiseksi järjestyksenvalvojaksi hyväksymisestä peritään maksu. Hyvinkäällä on esimerkiksi yhdistyksiä, jotka tekevä varainhankintaa tarjoamalla järjestyksenvalvontapalveluita. Jos tarvitset apua järjestyksenvalvojien hankintaan, kysy meiltä.
Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esimerkiksi yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltijan suostumuksen. Jos haluat järjestää tapahtumasi kaupungin omistamalla alueella, katso lisäohjeita.
Elintarvike- ja kuluttajaturvallisuusvalvonta
Elintarvikelain mukaan elintarvikealan ammattimaisen toimijan on tiedotettava elintarvikkeiden myynnistä ja muusta käsittelystä Hyvinkään ympäristöterveydenhuoltoon. Tiedon on oltava viranomaisella viimeistään neljä arkipäivää ennen ilmoitetun toiminnan aloittamista. Yksityisten ja yhdistysten vähäistä elintarvikkeiden myyntiä ja tarjoilua esimerkiksi myyjäisissä ei tarvitse ilmoittaa.
Ohjeet ja lomake ilmoituksen tekemiseen löytyvät täältä.
Turvallisuus- ja Kemikaalivirasto (Tukes) valvoo kuluttajapalveluita valtakunnallisesti
Yleisötilaisuuksissa ja muissa tapahtumissa tulee huomioida myös kuluttajien turvallisuus kuluttajaturvallisuuslain (920/2011) mukaisesti. Vastuu palveluista on aina toiminnanharjoittajalla, palveluille ei tarvita ennakkohyväksyntää tai lupaa Tukesilta, eikä palveluiden aloittamisesta tarvitse ilmoittaa erikseen.
Yleisötilaisuuksien ja tapahtumien järjestäjät vastaavat kuluttajaturvallisuuslain mukaisesti:
- huolellisuusvelvollisuus (mm. oikeat ja riittävät tiedot palveluistaan)
- olosuhteiden huomioiminen (tunnetaan ennalta, seurataan paikalla ja toimitaan jos vaaraa)
- omien toimintojen ja palveluiden mahdolliset vaaratilanteet ja -paikat
- omien toimintojen ja palveluiden vaikutukset ulkopuolelle (vaikutuspiirissä olevien turvaaminen)
- muiden tahojen tarjoamat palvelut tapahtumassa
- ulkopuolisen toiminnan vaikutus omiin palveluihin, myös alueen normaaliajan käytön huomioiminen
- tarvittaessa turvallisuusasiakirja (haastava alue, runsaasti yleisöä, vaarallisia palveluita tai muita erityispiirteitä)
- onnettomuus- ja tilannekirjanpito
- tietojen antaminen kuluttajille
- onnettomuuksista ja vaaratilanteista ilmoitettava Tukesille
Tapahtuman pääjärjestäjä vastaa siitä, ettei yleisötilaisuudesta tai tapahtumasta (palvelu) aiheudu vaaraa osallistujille tai sivullisille. Pääjärjestäjä vastaa kokonaisturvallisuudesta tapahtumassaan, mutta myös kaikkien tapahtumassaan välitettävien palveluiden toimintojen riittävästä valvonnasta ja turvallisuudesta. Kokonaisturvallisuuden varmistamiseksi on suositeltavaa, että pääjärjestäjä selvittää muilta kuluttajapalveluita tarjoavilta toiminnanharjoittajilta, miten he ovat varmistuneet palvelunsa turvallisuudesta.
Mikäli kyseessä on pääjärjestäjän itse tarjoama palvelu, josta voi olla vaaraa ihmisille tai omaisuudelle, on järjestäjä vastuussa turvallisuusasiakirjan laatimisesta palveluun. Myös tapahtumalle tulee laatia turvallisuusasiakirja, mikäli tapahtuma voi aiheuttaa vaaraa esimerkiksi ihmisten suuren määrän, haastavan alueen, liikkumisen tai muiden erityisten syiden vuoksi.
Omia ja muiden tuottamia palveluita tulee tarkkailla ja arvioida tapahtuman alkaessa sekä tapahtuman aikana. Asiantuntemuksesta ja turvallisuusasiakirjasta huolimatta voi ilmetä seikkoja, joita ei ole huomioitu tai toiminta ei vastaa suunniteltua. Tarvittaessa palveluiden tarjoaminen tulee keskeyttää, mikäli niistä aiheutuu vaaraa ihmisille tai omaisuudelle.
Tiivistelmä: Kuluttajaturvallisuus yleisötilaisuuksissa ja tapahtumissa,
sekä moottoriurheilussa ja ajonäytöksissä
Lisätietoa Tukesin verkkosivuilta: www.tukes.fi